Dokumentation, die auf dem Weg zum Klienten entsteht
Wie JUL Pflege mit der cloudbasierten Pflegesoftware myCortex den Papierweg im Büro verkürzt hat.
„Unsere Mitarbeitenden sprechen die Dokumentation ein, während sie zum nächsten Einsatz laufen. Die Nacharbeit im Büro ist deutlich weniger geworden."Anton Wächter, Geschäftsführer, JUL Pflege GmbH
Weniger Nacharbeit
Pflegedokumentation per Spracheingabe direkt unterwegs, statt abends im Büro.
Sicher in der Cloud
Klientendaten liegen geschützt in der Cloud, unabhängig vom Gerät vor Ort.
Mehrsprachig dokumentieren
Einsprechen auf Englisch, ablegen auf Deutsch. myCortex übersetzt automatisch.
Warum die ersten beiden Systeme nicht funktionierten
myCortex von nCara ist für JUL Pflege bereits die dritte Pflegesoftware. Der Weg dorthin verlief alles andere als geradlinig. Die erste Lösung war eine klassische Branchensoftware, die für die Anfangsphase gut geeignet war, mit dem weiteren Wachstum des Pflegedienstes jedoch an ihre Grenzen stieß. Beim zweiten Anbieter wurde JUL Pflege mit einer gravierenden IT-Störung konfrontiert, die den Betrieb vorübergehend stark beeinträchtigte.
Die Anforderung an die nächste ambulante Pflegesoftware stand nach dieser Erfahrung fest: cloudbasiert, ausbaufähig, bezahlbar. Und sie musste schnell verfügbar sein, denn der Betrieb musste weiterlaufen.
Eine Pflegesoftware, die mitwachsen kann
Über eine gezielte Recherche im Web wurde nCara zum Kandidaten, ein Videocall folgte. Die Entscheidung für nCara fiel dann innerhalb kurzer Zeit.
Ausschlaggebend war nicht allein der Preis, auch wenn myCortex im Vergleich klar kalkulierbar war. Entscheidend war die Perspektive. JUL Pflege ist selbst ein junges Unternehmen, ausgegründet in eine eigene Gesellschaft, mit Strukturen, die noch beweglich sind. Genau das haben sie in myCortex wiedererkannt: ein Produkt, bei dem eigene Anforderungen tatsächlich Gehör finden.
Der zweite Punkt war die Architektur. myCortex arbeitet cloudbasiert. Kein eigener Server im Büro, keine lokale Datenhaltung, keine IT-Kraft für Wartung und Updates. Die Verantwortung für Infrastruktur und Datensicherheit liegt beim Softwareanbieter, nicht beim Pflegedienst. Für einen Betrieb, dessen Kernaufgabe die Versorgung von Klienten ist, ist das eine spürbare Entlastung.
Auch die Bedienung von myCortex hat überzeugt. Die Oberfläche ist aufgeräumt und schlank, die Symbole erinnern an Smartphone-Apps. Für ein Team, in dem nicht alle Deutsch als Muttersprache sprechen, ist visuelle Orientierung kein Nebenaspekt, sondern eine der wichtigsten Voraussetzungen für die tägliche Arbeit mit einer Pflegesoftware.
„Wir wollten mit einem Anbieter wachsen und nicht in ein fertiges System gepresst werden."Anton Wächter, Geschäftsführer, JUL Pflege GmbH
Dokumentation per Spracheingabe
Der Fachkräftemangel in der ambulanten Pflege ist für JUL Pflege keine Prognose, sondern Alltag. Die Antwort darauf ist zweigleisig: gezielt selbst ausbilden und gleichzeitig die Arbeitsprozesse optimieren, statt nur mehr Personal zu suchen. Digitale Werkzeuge wie myCortex helfen dabei, vorhandene Arbeitszeit sinnvoll zu nutzen.
Einer der größten Hebel ist die Spracherkennung in myCortex. Wegezeiten werden heute gezielt genutzt, um Dokumentation zeitnah zu erledigen, ohne zusätzliche Belastung für die Mitarbeitenden. Für die internationalen Auszubildenden, zum Beispiel aus Indien, geht die Entlastung noch weiter: Sie können die Dokumentation auf Englisch einsprechen, myCortex übersetzt automatisch ins Deutsche.
„Unsere Mitarbeitenden arbeiten heute effektiver. Die Software passt sich an, nicht umgekehrt."Anton Wächter, Geschäftsführer, JUL Pflege GmbH
Der Umstieg: 60 Klienten im laufenden Betrieb
Der Wechsel musste zügig gehen und fand bei laufender Versorgung statt. Rund 60 Klienten, kaum übernehmbare Daten aus dem Altsystem, ein Team, das parallel weiterarbeiten musste.
JUL Pflege war einer der ersten Kunden, bei denen nCara die gesamte Software vollständig durchgeschult hat. Die Projektbegleitung wurde auf mehrere Ansprechpartner verteilt. Genau das hat JUL Pflege als Stärke wahrgenommen: Es war immer jemand erreichbar, der die Situation des Betriebs kannte.
Der nächste Schritt: Abrechnung im eigenen Haus
JUL Pflege arbeitet derzeit daran, die Abrechnung vollständig selbst zu übernehmen. Einmal im Monat finden dafür feste Termine statt. Im Vorfeld werden die Klientendaten bereinigt, anschließend die Abrechnungen generiert und auf Vollständigkeit geprüft.
Ab 2027 soll die Abrechnung direkt mit den Pflegekassen aus myCortex heraus laufen.
„Man muss ins Machen kommen. Wer keine Angst vor Neuem hat, ein motiviertes Team und eine Geschäftsführung, die vorangeht, für den ist vieles machbar. Man muss das Risiko auch mal eingehen."Anton Wächter, Geschäftsführer, JUL Pflege GmbH
Über JUL Pflege
JUL Pflege ist ein wachsender ambulanter Pflegedienst, der auf digitale Prozesse setzt, ohne den Anspruch an die Versorgung zu verändern. Das Unternehmen hat früh erkannt, dass eine passende Pflegesoftware kein Verwaltungsthema ist, sondern darüber entscheidet, wie viel Zeit dem Team für die Arbeit am Menschen bleibt.
Sie stehen vor einer ähnlichen Entscheidung?
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